MeetaTime

এটি দক্ষতার সাথে অ্যাপয়েন্টমেন্ট পরিচালনা করে এবং যোগাযোগের একক পয়েন্টের সাথে মিটিং করে

MeetaTime একটি সংস্থাকে একক যোগাযোগের সাথে অ্যাপয়েন্টমেন্ট, মিটিং এবং গুরুত্বপূর্ণ নথিগুলিকে দক্ষতার সাথে পরিচালনা করতে দেয়। এটি অনলাইন এবং অফলাইন অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুকিং এবং মিটিং শিডিউলিং সমর্থন করে। এটি মিটিং সামগ্রী সংরক্ষণ করতে এবং ডেটা সুরক্ষা নিশ্চিত করতে নথি ব্যবস্থাপনা বৈশিষ্ট্যগুলিকে অন্তর্ভুক্ত করে।

আবেদনের বৈশিষ্ট্য:

মূল বৈশিষ্ট্য:

অনলাইন এবং অফলাইন অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুকিং:

অনলাইন বুকিং পোর্টাল: ক্লায়েন্ট, কর্মচারী বা স্টেকহোল্ডাররা একটি ওয়েবসাইট বা মোবাইল অ্যাপ ইন্টারফেসের মাধ্যমে অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুক করতে পারেন।

অফলাইন বুকিং: প্রশাসক বা যোগাযোগের পয়েন্ট ম্যানুয়ালি ফোন কল বা ইমেলের মাধ্যমে অ্যাপয়েন্টমেন্টের সময় নির্ধারণ করতে পারে এবং সেগুলি সিস্টেমে ইনপুট করতে পারে।

ক্যালেন্ডার ইন্টিগ্রেশন: একটি ব্যক্তিগত বা দলের ক্যালেন্ডারের সাথে অ্যাপয়েন্টমেন্ট সিঙ্ক করুন (গুগল ক্যালেন্ডার, মাইক্রোসফ্ট আউটলুক, ইত্যাদি)।

রিয়েল-টাইম প্রাপ্যতা: সিস্টেমটি রিয়েল-টাইম প্রাপ্যতা আপডেট প্রদান করে, ডবল বুকিং প্রতিরোধ করে।

যোগাযোগের একক পয়েন্ট:

সিস্টেম একজন পরিচিত ব্যক্তিকে মনোনীত করে (প্রশাসক বা রিসেপশনিস্ট) যিনি সমস্ত অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুকিং, নিশ্চিতকরণ এবং যোগাযোগ পরিচালনা করেন।

ভূমিকা-ভিত্তিক অ্যাক্সেস: অ্যাপয়েন্টমেন্টের সময় নির্ধারণ, দেখা এবং পরিচালনার জন্য বিভিন্ন স্তরের অনুমতি দেয়।

সভার সময়সূচী ও ব্যবস্থাপনা:

কাস্টমাইজযোগ্য সময়সূচী: টাইম জোন, অবস্থান বা প্রতিষ্ঠানের নির্দিষ্ট কক্ষ অনুসারে মিটিং সংগঠিত করুন।

পুনরাবৃত্ত অ্যাপয়েন্টমেন্ট: পুনরাবৃত্ত মিটিং বা অ্যাপয়েন্টমেন্ট সমর্থন করে (যেমন, সাপ্তাহিক, মাসিক)।

বিজ্ঞপ্তি এবং অনুস্মারক: স্বয়ংক্রিয় ইমেল/এসএমএস বিজ্ঞপ্তিগুলি যোগাযোগের বিন্দু এবং অংশগ্রহণকারীদের উভয়কেই পাঠানো হয়।

এজেন্ডা তৈরি: সময়ের দক্ষ ব্যবহার নিশ্চিত করতে প্রতিটি সভার জন্য একটি এজেন্ডা যুক্ত করুন।

মিটিং কোঅর্ডিনেশন: মিটিং ফরম্যাটের বিকল্পগুলি অন্তর্ভুক্ত করে (ভার্চুয়াল, ব্যক্তিগতভাবে, হাইব্রিড)।

মিটিংয়ের কার্যবিবরণী (MoM) ব্যবস্থাপনা:

রিয়েল-টাইম ডকুমেন্ট এডিটিং: মিটিংয়ের সময়, ব্যবহারকারীরা নোট ইনপুট করতে পারে এবং রিয়েল-টাইমে মিনিট তৈরি করতে পারে।

MoM-এর জন্য টেমপ্লেট: মিটিং মিনিটের জন্য পূর্বনির্ধারিত টেমপ্লেটগুলি ধারাবাহিক রেকর্ডিং নিশ্চিত করে।

ডকুমেন্ট স্টোরেজ এবং পুনরুদ্ধার: ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে মিটিং মিনিটের স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণাগার।

অ্যাকশন আইটেম ট্র্যাকিং: সময়সীমার সাথে অ্যাকশন আইটেম রেকর্ড করুন এবং বরাদ্দ করুন।

অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো: চূড়ান্ত স্টোরেজের আগে মিটিং মিনিটের জন্য পর্যালোচনা এবং অনুমোদন প্রক্রিয়া।

নথি ব্যবস্থাপনা:

ডকুমেন্ট আপলোড এবং শেয়ারিং: মিটিং ডকুমেন্ট আপলোড করুন (যেমন, এজেন্ডা, রিপোর্ট, উপস্থাপনা) এবং অংশগ্রহণকারীদের সাথে শেয়ার করুন।

সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ: বিভিন্ন নথি সংস্করণ এবং আপডেটের উপর নজর রাখুন।

নিরাপদ অ্যাক্সেস: শুধুমাত্র অনুমোদিত ব্যবহারকারীরা নথি দেখতে বা সম্পাদনা করতে পারে তা নিশ্চিত করতে অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ সেটিংস।

সারাংশ:

MeetaTime সংস্থাগুলিকে মিটিংয়ের সময়সূচীকে প্রবাহিত করতে, দক্ষতার সাথে মিনিট রেকর্ড করতে এবং গুরুত্বপূর্ণ নথিগুলি পরিচালনা করতে সক্ষম করে। ডেটা সুরক্ষার উপর একটি শক্তিশালী ফোকাস সহ, সিস্টেমটি নিশ্চিত করে যে সংবেদনশীল তথ্য সংরক্ষণ করা, অ্যাক্সেস করা এবং নিরাপদে প্রেরণ করা হয়েছে। একাধিক সরঞ্জামের সাথে একত্রিত, সিস্টেমটি অনলাইন এবং অফলাইন বুকিং, মিটিং সমন্বয়, রিয়েল-টাইম মিনিট ট্র্যাকিং এবং উন্নত রিপোর্টিং বৈশিষ্ট্যগুলি অফার করে, সর্বোচ্চ ডেটা সুরক্ষা মান মেনে চলার সাথে সাথে সংস্থার সামগ্রিক উত্পাদনশীলতা বৃদ্ধি করে৷