MeetaTime

Nó quản lý các cuộc hẹn một cách hiệu quả và các cuộc họp với một đầu mối liên hệ duy nhất

MeetaTime cho phép tổ chức quản lý hiệu quả các cuộc hẹn, cuộc họp và tài liệu quan trọng chỉ bằng một đầu mối liên hệ duy nhất. Nó hỗ trợ đặt lịch hẹn và lên lịch cuộc họp trực tuyến và ngoại tuyến. Nó cũng tích hợp các tính năng quản lý tài liệu để lưu trữ tài liệu cuộc họp và đảm bảo an toàn dữ liệu.

Các tính năng của ứng dụng:

Các tính năng chính:

Đặt lịch hẹn trực tuyến và ngoại tuyến:

Cổng đặt lịch hẹn trực tuyến: Khách hàng, nhân viên hoặc các bên liên quan có thể đặt lịch hẹn thông qua giao diện trang web hoặc ứng dụng di động.

Đặt chỗ ngoại tuyến: Quản trị viên hoặc đầu mối liên hệ có thể lên lịch các cuộc hẹn theo cách thủ công thông qua các cuộc gọi điện thoại hoặc email và nhập chúng vào hệ thống.

Tích hợp lịch: Đồng bộ hóa các cuộc hẹn với lịch cá nhân hoặc lịch nhóm (Lịch Google, Microsoft Outlook, v.v.).

Tình trạng sẵn có theo thời gian thực: Hệ thống cung cấp thông tin cập nhật về tình trạng còn trống theo thời gian thực, ngăn chặn việc đặt phòng trùng lặp.

Điểm liên lạc duy nhất:

Hệ thống chỉ định một người liên hệ (quản trị viên hoặc lễ tân) quản lý tất cả việc đặt lịch hẹn, xác nhận và liên lạc.

Quyền truy cập dựa trên vai trò: Cho phép các cấp độ quyền khác nhau để lên lịch, xem và quản lý các cuộc hẹn.

Lên lịch và quản lý cuộc họp:

Lập kế hoạch có thể tùy chỉnh: Tổ chức các cuộc họp theo múi giờ, địa điểm hoặc phòng cụ thể trong tổ chức.

Cuộc hẹn định kỳ: Hỗ trợ các cuộc họp hoặc cuộc hẹn định kỳ (ví dụ: hàng tuần, hàng tháng).

Thông báo & Nhắc nhở: Thông báo email/SMS tự động được gửi đến cả người liên hệ và người tham dự.

Tạo chương trình nghị sự: Thêm chương trình nghị sự cho mỗi cuộc họp để đảm bảo sử dụng thời gian hiệu quả.

Điều phối cuộc họp: Bao gồm các tùy chọn cho các hình thức cuộc họp (ảo, trực tiếp, kết hợp).

Biên bản họp (MoM) Quản lý:

Chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực: Trong cuộc họp, người dùng có thể nhập ghi chú và tạo biên bản trong thời gian thực.

Mẫu dành cho MoM: Các mẫu biên bản cuộc họp được xác định trước đảm bảo việc ghi chép nhất quán.

Lưu trữ & truy xuất tài liệu: Tự động lưu trữ biên bản cuộc họp trong hệ thống quản lý tài liệu.

Theo dõi các mục hành động: Ghi lại và phân công các mục hành động có thời hạn.

Quy trình phê duyệt: Quy trình xem xét và phê duyệt biên bản cuộc họp trước khi lưu trữ lần cuối.

Quản lý tài liệu:

Tải lên & chia sẻ tài liệu: Tải lên các tài liệu cuộc họp (ví dụ: chương trình nghị sự, báo cáo, bản trình bày) và chia sẻ chúng với những người tham gia.

Kiểm soát phiên bản: Theo dõi các phiên bản và cập nhật tài liệu khác nhau.

Truy cập an toàn: Cài đặt kiểm soát truy cập để đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể xem hoặc chỉnh sửa tài liệu.

Bản tóm tắt:

MeetaTime cho phép các tổ chức sắp xếp hợp lý việc lên lịch các cuộc họp, ghi biên bản một cách hiệu quả và quản lý các tài liệu quan trọng. Với sự tập trung mạnh mẽ vào bảo mật dữ liệu, hệ thống đảm bảo thông tin nhạy cảm được lưu trữ, truy cập và truyền đi một cách an toàn. Được tích hợp nhiều công cụ, hệ thống cung cấp cả đặt chỗ trực tuyến và ngoại tuyến, điều phối cuộc họp, theo dõi phút theo thời gian thực và các tính năng báo cáo nâng cao, nâng cao năng suất chung của tổ chức đồng thời tuân thủ các tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu cao nhất.